В разделе «Настройки» (1) – «Настройки программы» (2) - пункт «Клиенты» (3) ставите галочку в поле «Помечать клиентов как «бывших»» (4) и указываете период отсутствия клиента, по истечению которого он автоматически считается «бывшим» (5).